发布时间：2024-07-12
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Offer到手后，香港留学新生活即将开启
除了办理各种证件，收拾行李外
准留学生们，还有个非常重要的事情别忘了！
——个人档案存放
港校没有接收档案这一项环节
学生更不能自己保管档案
如若处理不当，很容易变成“死档”
影响未来回内地就业、考公考编、落户买房等
今天这篇文章收藏好
一文教你如何正确处理个人档案~！
01
个人档案是什么?
个人档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。档案在校时称为学生档案，毕业后被称为人事档案。
按照国家相关规定，自费出国留学的学生档案属于流动人员人事档案。
来源：人社部
一般来说，毕业生档案材料主要包括高校毕业生登记表、学习成绩单、党团材料、政审考察类材料、毕业生报到通知书、奖惩情况等等。
02
个人档案有什么作用？
个人档案是相关部门机构开展人事管理和服务的重要依据。办理职称评审、报考公务员、参加事业单位公开招聘、入党政审、养老待遇核准等事项，都需要用到档案中的相关材料。
因此，学生一定要重视档案，在规定时间内做好档案转递和存放。
03
为什么要存放“档案”
根据国家规定：严禁个人保管本人或他人档案。
如果把档案留存在自己手里超过两年，很有可能变成“死档”，需要重新建档。但重新建档非常麻烦，还有可能造成信息缺失。因此，留学生最好在出国前把档案存放到指定位置或地区。
04
档案存放方法
值得注意的是，档案不仅不允许个人保管，也不允许随意拆封。一旦档案被私人取走或被无故拆封就会变成“死档”，后续处理起来相当麻烦，也会给个人造成生活、工作、升迁上的种种不便。
同学们可以根据自己的情况，选择以下任一方式存放档案。
1
学校保管
每个学校对于档案存放都有相关的政策规定，部分学校会提供1-2年的免费保管服务，学生留学归来后办理转出即可。
不过要注意的是，不是每个学校都提供这个服务，大家需要事先和学校联系确认。
优点
①学校存放档案的安全性高，无需担心档案丢失问题
②无复杂手续，学生提供相关材料就可办理
缺点
①有些学校不提供保管档案服务，不适用所有人
②到期未及时转递，学校会将档案退回原籍，可能出现档案丢失的情况
③存档期间不计算留学经历，需要自己办理学历认证
2
户籍所在地的人才市场
如果原就读学校无法保管档案，学生可以将档案转回户籍地所在的人才市场。这也是目前档案存放最普遍也最常见的保管方法。但“存档证明”一定要保管好。
存档方法
以上海人才中心为例：
①一般由学校通过机要通信或“邮政EMS标准快递”方式转递，使用EMS方式转递的，应使用专用封套并加盖学校骑缝章，封套上注明为归档材料
②如果自己拿到手，要保证档案袋是密封并且加盖学校公章的状态，携带本人有效证件到档案保管机构现场办理归档手续
优点
①档案和户口在同个地方，留学归来后就业调取档案十分方便
②专业的档案保存服务，安全性高
缺点
①存档流程较为繁琐
②留学期间档案空白，失去应届生身份
3
教育部留学服务中心
教育部留学服务中心是教育部直属并具有法人资格的国家及留学服务专业机构，是国家唯一提供全方位留学服务的单位。
来源：教育部留学服务中心
自2024年起，在教育部留学服务中心档案管理处申请出国或者出境存档的留学人员可从毕业学校直接转档至教育部留学服务处。
存档方法
来源：网络
申请条件
①即将或正在国（境）外就读
②国内无工作经历
申请材料
①有效期内身份证的正反面
②护照个人信息页（赴港澳地区攻读学位的人员，提供港澳通行证个人信息页）即有照片页
③前往留学所在地有效期内的学生签证或居留卡
④国（境）外院校录取通知书/在读证明/注册证明
⑤如留学所在地在列表内，可上传如下材料：
来源：教育部留学服务中心
优点
①安全性和诚信度较高
②线上申请、审理，不需要本人亲自到场
③回国就业报道证等一条龙服务，省时省力
缺点
①档案在个人手上不能直接存放，需要先存放至户籍所在地，较为繁琐
②如果所在省份没有设点的话，需要把档案邮寄到北京，回国后转出档案也需要和北京方面联系，异地操作比较麻烦
档案对于我们而言，就像“第二身份证”，其重要性不言而喻。
在赴港留学前，同学们可以根据自身情况，选择合适的渠道存放个人档案。
赴港读1年制硕士的同学，如果学校刚好可以提供1-2年的档案保管服务，那么就可以优先选择这种方式，方便省时，待毕业后回学校调出档案即可；
如果是即将赴港就读副学士和本科的学生，以上三种方式并无太大区别，根据个人实际情况选择就好。
档案处理好后，就可以安心赴港读书啦！小编在这里祝福各位准留学生：妥善解决一切赴港事宜，顺利开启留学新征程~！
